Spring til indhold

Executive Assistant till Danmarks ambassad i Sverige

Arbetsbeskrivning

Ambassaden söker en Executive Assistant som ska bistå ambassadören med agendaplanering samt koordinering av möten, konferensdeltagande, evenemang och resor inklusive hantering av utlägg. Personen ska även förbereda möten i samarbete med ambassadens övriga avdelningar. Till exempel genom att samla in relevant information och förbereda presentationer (i PowerPoint med mera) samt redigera, uppdatera och distribuera olika typer av dokument inför möten. Som Executive Assistant ansvarar du för koordinering av arbetet i ambassadens samlade ledning (ambassadör, andreman och handelschef). Detta innebär bland annat prioritering och planering av ledningsmöten samt uppföljning av gemensamma beslut och åtgärdspunkter.

I arbetet ingår många utåtriktade funktioner, inklusive kontakt till Utrikesdepartementets Protokoll. Du kommer även bistå med planering av besök i Sverige av till exempel representanter för Danmarks regering och tjänstemannadelegationer. Ambassaden bjuder dessutom in till en rad evenemang för politik och näringsliv där du kommer spela en viktig roll i planeringen i samarbete med ambassadens relevanta avdelningar.

Kvalifikationer

Minst gymnasie- och gärna kandidatexamen (bachelor) inom relevant område, till exempel samhällsvetenskap. Några års erfarenhet från liknande arbete, gärna i en organisation med internationella kontakter. Du är van att använda Microsoft Office-paketet.

Som person är du mycket strukturerad, organiserad och proaktiv. Det är naturligt för dig att ta eget ansvar och prioritera uppgifter på ett effektivt sätt. Du är serviceinriktad och trivs bra i relation med andra människor. Du har utmärkta kunskaper i engelska och svenska både i tal och skrift och du har en mycket god förståelse av danska (i tal såväl som skrift). Och sist men inte minst trivs du med högt tempo på en arbetsplats där det är högt i tak.

Villkor

Ambassaden erbjuder en heltidstjänst på lokala villkor för anställda på Danmarks ambassad. Tjänsten avlönas enligt kvalifikationer och ambassaden betalar tjänstepension.

Anställning förutsätter säkerhetsprövning av danska säkerhetspolisen.

 

Ansökan

Skicka din ansökan med CV till jobstoamb@um.dk senast 29 april 2018 med rubriken Executive Assistant. Om du har frågor om tjänsten kan du kontakta Malene Hedlund, biträdande myndighetschef via malhed@um.dk eller 08 406 7524.

 

 

Mer information om Danmarks ambassad

www.sverige.um.dk

https://www.facebook.com/danmarksambassadeisverige