Spring til indhold


Executive Assistant till Danmarks ambassad i Sverige

Danmarks ambassad är danska statens officiella representation i Sverige. Ambassaden arbetar brett för att stärka relationen mellan Danmark och Sverige. Detta händer på politisk nivå, i näringslivet, mellan organisationer, på myndigheter och på många andra nivåer.

 

Arbetsbeskrivning

Ambassaden söker en erfaren Executive Assistant som ska bistå ambassadören med agendaplanering och koordinering av möten, konferensdeltagande, evenemang, reseplanering och administration av diverse utlägg och reseräkningar. Rollen förbereder och samordnar möten i samarbete med ambassadens övriga avdelningar i förhållande till catering, resursplanering, information och förbereda presentationer, samt redigera, uppdatera och distribuera olika typer av dokument inför möten. Som Executive Assistant ansvarar du för koordinering av arbetet i ambassadens samlade ledning (ambassadör, andreman och handelschef). Detta kräver förmåga till prioritering och planering av ledningsmöten samt uppföljning av gemensamma beslut och åtgärdspunkter.


I arbetet ingår många utåtriktade funktioner, internationella kontakter och relation till Utrikesdepartementets Protokoll samt Säkerhetspolis. Du kommer även bistå med planering av besök i Sverige av hög karaktär, däribland representanter för Danmarks regering och tjänstemannadelegationer. Ambassaden bjuder dessutom in till en rad evenemang för politik och näringsliv där du kommer spela en viktig roll i planeringen och utförandet i samarbete med ambassadens relevanta avdelningar. Rollen är ansvarig för kulturella samarbeten och relationer i anslutning till fonder ambassaden administrerar. 

 

Kvalifikationer

Minst gymnasie- och gärna kandidatexamen (bachelor) inom relevant område, till exempel samhällsvetenskap. Några års erfarenhet från liknande arbete, gärna i en organisation med internationella kontakter. Du är van användare av Microsoft Office-paketet, liksom att navigera i andra administrativa system.
 

Som person är du mycket strukturerad, organiserad och proaktiv. Det är naturligt för dig att ta eget ansvar och prioritera uppgifter på ett effektivt sätt. Du levererar service på högsta nivå och trivs bra i relation med andra människor. Du har utmärkta kunskaper i engelska och svenska både i tal och skrift och du har en mycket god förståelse av danska (i tal såväl som skrift). Och sist men inte minst trivs du i en koordinerande roll, där tempot liksom taket är högt. 

 

Villkor

Ambassaden erbjuder en heltidstjänst om 37 tim/vecka, på lokala villkor för anställda på Danmarks ambassad. Tjänsten avlönas enligt kvalifikationer och ambassaden betalar tjänstepension. Säkerhetsprövning och provanställning tillämpas.

 

Ansökan

Skicka din ansökan med CV till jobstoamb@um.dk senast 1 februari 2020 med rubriken Executive Assistant. Om du har frågor om tjänsten kan du kontakta Ulrika Roselius via ulrros@um.dk eller 08 406 7507.

 

Mer information om Danmarks ambassad

www.sverige.um.dk

https://www.facebook.com/danmarksambassadeisverige